A princípio, um dos desafios para garantir a resiliência de uma companhia no longo prazo é garantir um controle sobre os gastos corporativos. Conforme os gastos variáveis uma empresa tem, mais difícil é acessar essa informação com exatidão. Não se sabe exatamente quais os custos mensais, é necessário planejar o futuro com segurança.
A tecnologia veio para contribuir para uma organização dar um salto alto na qualidade de gastos. Manter uma plataforma digital, conectada a uma quantidade virtualmente ilimitada de cartões de crédito corporativos, físicos ou virtuais, ajuda a monitorar diariamente, em tempo real, entender o que é feedback e qual é a sua importância na gestão da empresa é muito importante.
Compreenda passo-a-passo para poder contribuir na melhoria no controle de gastos da empresa. E entenda com clareza que pode fazer parte dessa jornada.
Entendemos a necessidade de identificar onde a empresa está, em termos de gestão de custos, é necessário definir onde ela quer chegar. Organizar, junto às lideranças, quais os objetivos de curto, médio e longo prazo, organizar uma estratégia que leve em consideração quais custos são relevantes e quais não são.
Atualmente os custos são bem conhecidos: aluguel, por exemplo, ou serviços como água, ISS e luz. Também, como matérias-primas e insumos, podem variar de acordo com um cenário macroeconômico. Com isso, dependendo do setor em que a empresa atua, terá uma parcela considerável nos gastos que os colaboradores precisam realizar atuando fora do escritório.
Conforme a manutenção dos equipamentos, os custos gerados por campanhas de marketing digital, o uso de data centers ou serviços em nuvem, também representam valores a considerar. Diante de tamanha complexidade, entender, em detalhes, quais são todos os gastos que a companhia realiza em suas atividades rotineiras.
Organize os gastos pessoais daqueles realizados pela empresa é complexo, então recebam da empresa cartões de crédito pré-pagos, que dificultam fazer compras parceladas, ou modelos com limites abaixo do necessário. Eles podem ser gerados para cobrir, por exemplo, uma despesa mensal com o pagamento de um fornecedor específico, ou para o uso de aplicativos de mobilidade urbana para o deslocamento de colaboradores.
Observando que um colaborador não precisa mais manter recibos e notas fiscais, para depois ocupar parte de seu tempo de trabalho para fazer a prestação de contas, todos na empresa sai ganhando. É possível fotografar o comprovante e enviar para a plataforma digital, onde mantém o registrado e pode ser acessado em tempo real pelos responsáveis pela gestão financeira.
Todos os custos podem estar organizados em uma única plataforma digital atualizada em tempo real, a empresa passa a monitorar com maior agilidade uma série de custos variáveis. Sendo assim, não precisa esperar o fechamento do balanço do mês para identificar gargalos. Consegue dedicar menos tempo a processos repetitivos. Desse modo, a partir dos dados gerados e transformados em relatórios, consegue começar a extrair insights relevantes para os negócios.
